客户在聊天里改颜色，销售在邮件里补尺寸，打样师傅又根据材料作了调整。几轮下来，大家要先花时间弄清“现在确认的是哪一版”，才能继续做下一步。这类信息整理，是 AI 可以优先介入的地方。
Complete the Brief
收到需求：找出缺项和矛盾
Agent 可以从邮件、表格、聊天记录或上传资料中提取客户、产品、数量、尺寸、材料、颜色、参考图、目标日期和特殊要求，形成统一需求卡。发现尺寸前后不一致、图片与文字冲突或关键字段缺失时，先列出待确认问题。
客户没有明确说明的内容，列入待确认问题并保留来源，交给业务员追问。尺寸、材质或交期都不应由系统自行补猜。
Track Every Version
版本追踪：每次变化都要有来源
样品可以用统一编号和版本号连接图片、规格、报价、材料和反馈。Agent 记录谁在什么时候改了什么、基于哪条客户意见、上一版为什么被否决。这样新员工或跨部门人员不必翻完所有聊天记录。
Clear Handoffs
任务交接：写清下一步找谁
每个版本应记录当前状态、下一步、负责人和目标时间。Agent 据此生成待办、提醒逾期、汇总卡住的原因；信息不齐时先暂停。团队查一条记录，就能知道正在等谁、接下来做什么。
Organize Customer Feedback
反馈整理：把客户意见对应到版本
客户反馈经常混合感受和具体要求。Agent 可以先把反馈按颜色、尺寸、结构、材料、包装等类别整理，关联到对应版本和图片，再由业务或设计人员确认哪些属于明确修改、哪些需要继续追问。
Find Past Samples
历史检索：找回旧样和修改原因
新项目出现类似材料、结构或客户要求时，系统可检索旧样、失败原因、供应商和修改记录。结果应附上来源及当时条件，供设计和生产人员判断是否适用。
整理需求、检查缺项、维护版本、生成待办、催办、归档反馈、检索历史。
判断审美方向、工艺可行性、材料取舍、成本与交期承诺、客户关系和最终确认。
Choose Your Starting Point
从哪一段开始最好
资料很分散，先做需求卡和版本记录；版本已规范、等待较多，先做状态汇总与异常催办；历史样品丰富但不好找，先整理可检索的档案。按当前最费时间的环节选一段试用。
衡量方式：记录需求确认来回多少次、查版本要多久、误用旧版造成多少返工、是否漏掉逾期任务，以及旧资料被采用的次数。试用后用同样的记录方式比较。
Save the Reasons
把修改原因一并留下
归档时，一并记录客户为什么拒绝、材料为什么更换、哪项工艺限制导致了调整。下次遇到相似要求，团队才有依据可查。Agent 可以在整理版本和反馈时，协助保留这些原因。